Kas jāiekļauj rēķinā?

Laba rēķinu izrakstīšanas un maksājumu veikšanas kārtība nodrošina vienmērīgu jūsu organizācijas finanšu darbību. Jums var noderēt mūsu izstrādātie padomi par rēķinu izrakstīšanu.

Pārliecinieties, ka rēķins ir skaidrs

Vissvarīgākais ir nosūtīt skaidru rēķinu. Rūpējieties, lai jūsu klientam būtu viegli uzzināt, kas ir rēķina sūtītājs un par ko tas ir izrakstīts -jo vieglāk klientam būs samaksāt, jo ātrāk saņemsiet naudu.

Skaidra informācija rēķinā  samazinās arī pārpratumu risku. Tas nozīmē, ka jānorāda detalizētāla informācija par to, uz ko rēķins attiecas un par kādu periodu tas ir izrakstīts. Neprecīzs rēķins bieži tiek atgriezts vai aizkavēts. Ja pārdodat pakalpojumus balstoties uz stundu likmēm, jums jānorāda, par kādām stundām tas ir un kādi pakalpojumi tiek pārdoti. Attiecīgajās situācijās varat pievienot arī pielikumus.

Paturiet prātā, ka jūsu rēķiniem jāatbilst līguma noteikumiem par apmaksas dienām, kavējuma procentiem, atgādinājumiem utt.

Dažas nozares un uzņēmumi pirms preču vai pakalpojumu iepirkuma nosūta cenu aptaujas pieprasījumu. No jums saņemtais piedāvājums ir pamats viņu pirkuma pasūtījumam. Tāpēc ir svarīgi, lai informācija rēķinā pārāk neatšķirtos no iepriekš nosūtītā piedāvājuma, ja vien procesā nav notikušas būtiskas izmaiņas. Tādā gadījumā jums par to jāinformē uzņēmums pirms rēķina izrakstīšanas.

Iepirkuma pasūtījumi

Nozares un uzņēmumi, kas pieprasa cenu piedāvājumus, bieži nosūta iepirkuma pasūtījumus (Purchase order jeb PO). Ja jūsu klients nosūta iepirkuma pasūtījumu, jums tas jāņem vērā un jāiekļauj savā rēķinu aprites procesā. Tas nozīmē, ka rēķinā jānorāda informācija no pasūtījuma, tostarp:

• iepirkuma pasūtījuma numurs
• pareiza rēķina adrese
• apmaksas laiks/termiņš
• atsauce vai pircējs klienta pusē

Jūsu rēķins klienta sistēmā potenciāli var tikt noraidīts, ja aizmirsīsiet norādīt informāciju no iepirkuma pasūtījuma. Tad var paiet ilgs laiks, līdz jūs saņemsiet samaksu.

Rēķina sagatavošanas kontrolsaraksts: galvenie elementi, kas jums jāiekļauj

• Informācija par klientu - klienta numurs / saņēmēja adrese / saņēmēja organizācija.
• Iepirkuma pasūtījuma numurs, ja jums tāds ir.
• Rēķina numurs.
• Rēķina datums (rēķina izrakstīšanas diena).
• Termiņš - vairākās rēķinu izrakstīšanas programmās standarta termiņš ir 14 dienas vai 30 dienas, bet jūs varat noteikt arī īsāku kredīta periodu, ja tā esat vienojušies ar klientu.
• Sīkāka informācija par pārdoto preci.
• Sīkāka informācija par pārdoto preci.
• Konts, uz kuru jāsamaksā rēķins, un visa klientam nepieciešamā maksājumu informācija.
• Jūsu finanšu nodaļas vai grāmatvedības kontaktinformācija, ja klientam rodas jautājumi par rēķinu.
• Informācija par nosacījumiem, kas piemērojami, ja rēķins netiek apmaksāts noteiktajā termiņā.
   

Atcerieties, ka jūsu rēķins ir dokumentācija, ja klients to neapmaksā un lieta tiek nodota parādu piedziņai. Lai nodrošinātu, ka visi jūsu uzņēmumā ir vienisprātis ar jūsu sistēmu un prasībām attiecībā uz rēķinu izrakstīšanu un klientu kredīta pārbaudi, ir svarīgi izveidot uzņēmuma kredītpolitiku.

Grūtības ar samaksas saņemšanu? Mēs varam palīdzēt

Intrum ir bagāta pieredze, palīdzot mūsu klientiem saņemt samaksu par saviem produktiem un pakalpojumiem. Labas iekšējās kārtības noteikšana, kredītinformācijas izmantošana un tūlītēja rīcība pēc nemaksāšanas palīdzēs jūsu uzņēmumam saglabāt optimālu naudas plūsmu. Ja jums ir problēmas ar rēķinu kavētājiem, mēs piedāvājam pakalpojumus, kas var palīdzēt jūsu uzņēmumam.